Dịch giấy tờ du học tiếng Nhật – Xem ngay trước khi quá muộn!

Tại sao cần dịch giấy tờ du học tiếng Nhật? Lợi ích và yêu cầu pháp lý

Dịch giấy tờ du học tiếng Nhật là bước bắt buộc trong quy trình xin visa và nhập học tại Nhật Bản

Dịch giấy tờ du học tiếng Nhật là bước bắt buộc trong quy trình xin visa và nhập học tại Nhật Bản, giúp cơ quan chức năng dễ dàng xác minh thông tin. Theo quy định từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency), tất cả hồ sơ không bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh phải được dịch chính xác và công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng với du học sinh Việt Nam, nơi ngôn ngữ chính là tiếng Việt, dẫn đến rủi ro hiểu lầm nếu không dịch chuyên nghiệp.

Quy trình bắt đầu từ việc nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận Tư cách lưu trú (COE) tại trường Nhật Bản, sau đó là visa tại Đại sứ quán. Không dịch đúng có thể dẫn đến từ chối hồ sơ, kéo dài thời gian từ 1-3 tháng. Lợi ích lớn nhất là tăng tỷ lệ thành công visa lên cao, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.

Bằng cách ưu tiên dịch giấy tờ du học tiếng Nhật sớm, bạn không chỉ tuân thủ pháp lý mà còn tối ưu hóa cơ hội du học.

Các quy định từ Đại sứ quán Nhật Bản và trường đại học

Theo website Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, hồ sơ du học phải được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, kèm công chứng từ cơ quan nhà nước Việt Nam. Quy định chính:

• Visa du học: Yêu cầu COE trước, sau nộp visa với giấy tờ dịch công chứng trong 5 ngày làm việc.
• Trường đại học: Các trường như Tokyo University yêu cầu dịch bằng cấp và chứng chỉ ngoại ngữ (JLPT) chính xác 100%.
• Cảnh báo: Quy định có thể thay đổi hàng năm, kiểm tra cập nhật tại Đại sứ quán để tránh sai sót.

Lợi ích của bản dịch công chứng: Tránh từ chối hồ sơ và tiết kiệm thời gian

Bản dịch công chứng mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tránh từ chối hồ sơ: Tăng tỷ lệ chấp thuận visa lên 80-90%.
• Tiết kiệm thời gian: Xử lý nhanh hơn 2-4 tuần so với dịch thường.
• Đảm bảo tính pháp lý: Công nhận quốc tế, hữu ích cho nhập học và làm việc sau này.
• So sánh: Không công chứng dễ bị nghi ngờ giả mạo; Có công chứng xây dựng lòng tin.
• Ví dụ: Du học sinh sử dụng dịch công chứng từ IFK tiết kiệm 3 tháng chờ đợi.

Các loại giấy tờ cần dịch thuật cho du học Nhật Bản 

Dịch giấy tờ du học tiếng Nhật bao gồm nhiều loại, từ cá nhân đến học vấn và tài chính. Dưới đây là bảng phân loại chi tiết dựa trên quy định 2025:

• Giấy khai sinh: Dịch để chứng minh danh tính.
• CMND/CCCD: Xác nhận thông tin cá nhân.
• Hộ khẩu: Chứng minh nơi cư trú.
• Hộ chiếu: Bản sao dịch nếu cần.
• Ảnh thẻ: Không dịch nhưng cần chuẩn kích thước. Ví dụ mẫu: Giấy khai sinh dịch sang tiếng Nhật phải giữ nguyên định dạng gốc.

Hồ sơ học vấn và chứng chỉ ngoại ngữ

• Bằng tốt nghiệp THPT/Đại học: Dịch chi tiết điểm số.
• Học bạ/Bảng điểm: Phản ánh lịch sử học tập.
• Chứng chỉ JLPT/NAT-TEST: Bắt buộc mức N5 trở lên

Chứng minh tài chính là yếu tố quyết định visa. Giấy tờ bao gồm:

• Sổ tiết kiệm: Ít nhất 500 triệu VND.
• Thư bảo lãnh: Từ phụ huynh hoặc người thân.
• Giấy xác nhận thu nhập: Dịch chính xác số liệu

Giấy tờ bổ sung khác (không bắt buộc nhưng khuyến nghị)

• Giấy khám sức khỏe: Dịch nếu yêu cầu.
• CV/Sơ yếu lý lịch: Tăng điểm hồ sơ.
• Thư giới thiệu: Từ trường cũ.
• Giấy chứng nhận hôn nhân: Nếu áp dụng. Lợi ích: Tăng tính toàn diện, nâng cao cơ hội học bổng.

Xem thêm: Dịch giấy tờ bảo lãnh định cư tiếng Nhật – Hỗ trợ trọn gói từ A-Z

Quy trình dịch giấy tờ du học tiếng Nhật chuyên nghiệp

Quy trình dịch giấy tờ du học tiếng Nhật chuyên nghiệp

Một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp luôn sở hữu quy trình rõ ràng, chuẩn xác và đảm bảo tính pháp lý cho từng hồ sơ du học. Quy trình chuẩn thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ & tư vấn yêu cầu

Đơn vị dịch thuật sẽ tiếp nhận toàn bộ giấy tờ của bạn gồm: học bạ, bằng cấp, giấy khai sinh, CMND/CCCD, giấy xác nhận ngân hàng, hồ sơ bảo lãnh tài chính…
Sau đó chuyên viên sẽ tư vấn tài liệu cần dịch và công chứng. Đồng thời cũng báo thời gian và chi phí hoàn thành bản dịch 

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ & xác định mức độ phức tạp

Chuyên viên ngôn ngữ sẽ rà soát kỹ từng tài liệu để:

• Xác định thông tin bị mờ, thiếu, sai;
• Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ

Bước 3: Tiến hành dịch giấy tờ du học tiếng Nhật 

Các bản dịch được thực hiện bởi dịch giả tiếng Nhật có kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục – hành chính. Họ hiểu rõ:

• Thuật ngữ chuyên ngành,
• Cách trình bày chuẩn Nhật,
• Quy định về hình thức của hồ sơ du học.

Điều này đảm bảo bản dịch đúng từng chi tiết và không bị trả về.

Bước 4: Hiệu đính bản dịch 

Trước khi chuyển đi công chứng, bộ phận kiểm duyệt sẽ:

• So sánh bản dịch với bản gốc
• Kiểm tra lỗi trình bày, sai chính tả, thiếu dấu hoặc thiếu thông tin
• Đảm bảo bản dịch tuyệt đối chính xác

Đây là yếu tố giúp hạn chế tối đa sai sót khiến hồ sơ du học bị từ chối.

Bước 5: Công chứng hoặc chứng thực bản dịch

Tùy vào yêu cầu của trường Nhật hoặc trung tâm du học, hồ sơ sẽ được công chứng tại Phòng công chứng tư nhân có thẩm quyền. Đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp thường có liên kết với các cơ quan công chứng. Giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo tính pháp lý.

Bước 6: Bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh

Hồ sơ được trả lại đầy đủ cho khách hàng sau khi quy trình dịch hoàn tất. Khách hàng có thể lựa chọn đến trực tiếp văn phòng để nhận hoặc có thể nhận qua chuyển phát nhanh. Mọi giấy tờ được sắp xếp gọn gàng để bạn dễ dàng gửi cho trường Nhật ngữ hoặc trung tâm tư vấn du học.

Chi phí dịch giấy tờ du học tiếng Nhật

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch thuật

Chi phí dịch hồ sơ du học tiếng Nhật có thể khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố sau:

• Số lượng giấy tờ cần dịch: Càng nhiều tài liệu (bằng cấp, bảng điểm, giấy khai sinh, giấy xác nhận ngân hàng, hồ sơ bảo lãnh tài chính…), chi phí tổng sẽ càng tăng.
• Độ phức tạp của tài liệu: Những giấy tờ chứa nhiều thuật ngữ chuyên ngành (tài chính, pháp lý, chứng minh tài chính…) thường có giá cao hơn so với tài liệu hành chính cơ bản.
• Ngôn ngữ dịch thuật: Dịch Việt – Nhật có chi phí cao hơn so với các cặp ngôn ngữ phổ biến khác do yêu cầu chính xác cao và nội dung hồ sơ du học rất nghiêm ngặt.
• Yêu cầu công chứng: Nếu bạn cần công chứng tư pháp hoặc chứng thực, sẽ phát sinh thêm phí công chứng tùy số lượng bản.
• Thời gian hoàn thành (dịch gấp): Hồ sơ cần lấy trong ngày hoặc trong vài giờ sẽ có phí dịch gấp cao hơn so với dịch theo tiến độ thông thường.

Bảng giá dịch giấy tờ du học tiếng Nhật 

Lưu ý chuẩn bị dịch giấy tờ du học tiếng Nhật hiệu quả, tránh sai lầm phổ biến

Việc chuẩn bị hồ sơ dịch thuật du học tiếng Nhật tưởng đơn giản nhưng lại có rất nhiều rủi ro khiến hồ sơ bị trả về hoặc kéo dài thời gian xét duyệt. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn làm hồ sơ nhanh chóng, chính xác và tránh những lỗi không đáng có.

Kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi mang đi dịch

• Đảm bảo giấy tờ rõ ràng, không bị mờ, rách hoặc thiếu trang.
• Thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD) phải trùng khớp giữa các tài liệu.
• Các giấy tờ cũ nên xin lại bản mới để tránh sai lệch thông tin.

Sắp xếp giấy tờ theo nhóm để dịch thuật dễ dàng

• Tài liệu học tập: học bạ, bảng điểm, bằng tốt nghiệp.
• Tài liệu cá nhân: khai sinh, CMND/CCCD, hộ khẩu.
• Tài liệu tài chính: sổ tiết kiệm, giấy xác nhận số dư, giấy tờ bảo lãnh. Sắp xếp khoa học giúp đơn vị dịch thuật kiểm tra nhanh và hạn chế thiếu sót.

Xác định rõ giấy tờ nào cần dịch – giấy tờ nào cần công chứng

Không phải tài liệu nào cũng phải công chứng. Một số trường Nhật chỉ yêu cầu bản dịch có đóng dấu của đơn vị dịch thuật.
Việc xác định đúng sẽ giúp:

• Tiết kiệm chi phí
• Rút ngắn thời gian nộp hồ sơ
• Tránh tình trạng công chứng thiếu hoặc thừa

Không tự ý chỉnh sửa hoặc viết thêm thông tin lên giấy tờ

Việc sửa tay, dán đè hoặc chỉnh sửa trên tài liệu gốc có thể làm mất hiệu lực giấy tờ. Nếu phát hiện sai thông tin, hãy xin cấp lại bản mới thay vì tự chỉnh sửa.

Chọn đơn vị dịch thuật uy tín, có kinh nghiệm với dịch giấy tờ du học tiếng Nhật

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

• Dịch thuật chính xác bằng ngôn ngữ chuyên ngành
• Biết rõ mẫu hồ sơ chuẩn của từng trường Nhật
• Hạn chế tối đa lỗi khiến COE hoặc visa bị từ chối
• Rút ngắn thời gian xử lý giấy tờ

Ví dụ case study: Hồ sơ thành công của du học sinh Việt

Anh A (Hà Nội) du học Tokyo năm 2024: Sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp, dịch đầy đủ 15 giấy tờ trong 1 tuần. Yếu tố thành công: Dịch chính xác tài chính, nộp sớm tránh cao điểm. Kết quả: Visa chấp thuận chỉ 4 ngày.

Top 3 đơn vị uy tín chuyên dịch giấy tờ du học tiếng Nhật tại Việt Nam 

Những đơn vị uy tín chuyên dịch giấy tờ du học tiếng Nhật tại Việt Nam 

Dịch thuật Chuyên Nghiệp

• Đây là một đơn vị dịch thuật đặt mục tiêu “chuyên nghiệp – chuẩn chỉnh – toàn diện” cho nhiều loại hồ sơ, bao gồm hồ sơ du học. Cam kết: độ chính xác cao, quy trình dịch thuật bài bản, bảo mật thông tin và dịch nhanh.
• Với dịch vụ đa ngôn ngữ và đa dạng chuyên ngành, từ văn bản đơn giản đến giấy tờ công chứng. Đơn vị có thể đảm nhận bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật, phù hợp cho hồ sơ du học

Công ty CP Dịch Thuật Miền Trung – MIDTrans

• MIDTrans là đơn vị dịch thuật có uy tín với lượng biên dịch viên lớn, chuyên nghiệp. Được đào tạo bài bản và phân công theo chuyên ngành rõ ràng. Họ có khả năng xử lý hồ sơ nhiều lĩnh vực: hành chính, giáo dục, tài chính, pháp luật… phù hợp cho dịch hồ sơ du học tiếng Nhật.
• Quá trình dịch tại MIDTrans tuân thủ quy trình 5 bước chuẩn quốc tế, bao gồm nhận hồ sơ — phân tích — dịch — hiệu đính — kiểm tra cuối. Giúp đảm bảo bản dịch chính xác, thống nhất và phù hợp yêu cầu của trường/pháp lý.

Dịch thuật Sài Gòn

• Dịch thuật Sài Gòn được nhiều người nhắc đến khi cần dịch thuật — công chứng — dịch vụ hồ sơ. Đây là đơn vị có lịch sử cung cấp nhiều dạng dịch vụ: dịch, phiên dịch, công chứng, hỗ trợ hồ sơ du học/visa.
• Được đánh giá cao ở sự thuận tiện, ở khả năng đáp ứng hồ sơ nhanh — thuận lợi cho người cần xử lý gấp hoặc sống/trúng tại miền Nam.

Câu hỏi thường gặp về dịch giấy tờ du học tiếng Nhật

Hồ sơ du học Nhật có cần dịch công chứng không?

Tùy vào mục đích sử dụng của khách hàng. Bắt buộc phải công chứng khi làm hồ sơ hành chính. Đảm bảo tính pháp lý. 

Thời gian dịch một bộ hồ sơ đầy đủ mất bao lâu?

Trung bình 3-10 ngày, tùy số lượng. Có thể hoàn thành nhanh hơn nếu yêu cầu dịch gấp, tuy nhiên có phụ phí kèm theo.

Dịch sang tiếng Nhật hay tiếng Anh thì tốt hơn cho du học?

Tiếng Nhật tốt hơn cho visa chính thức, tiếng Anh phù hợp bổ sung. Có thể kết hợp tùy trường.

Tại sao lại chọn Dịch thuật Sài Gòn cho dịch giấy tờ du học tiếng Nhật?

• Chất lượng dịch thuật chính xác, nhanh chóng: Dịch thuật Sài Gòn cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật chính xác và đảm bảo nhanh chóng. Chúng tôi hiểu rằng thời gian của khách hàng là vô cùng quý báu, vì vậy luôn nỗ lực hoàn thành mọi yêu cầu dịch thuật trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp: Với đội ngũ biên dịch viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật chất lượng cho các tài liệu như hộ chiếu, visa, giấy tờ pháp lý và các tài liệu khác.
• Công chứng nhanh chóng tại các tổ chức uy tín: Chúng tôi luôn đảm bảo rằng bản dịch sẽ được công chứng nhanh chóng tại các tổ chức công chứng uy tín. Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hoàn thiện thủ tục một cách thuận lợi.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Chúng tôi cam kết bảo vệ toàn bộ thông tin cá nhân của khách hàng, đảm bảo rằng mọi tài liệu và thông tin đều được xử lý bảo mật tuyệt đối.

Dịch thuật Sài Gòn luôn nỗ lực để làm hài lòng khách hàng một cách tốt nhất. Nếu bạn có dự án cần dịch thuật hoặc bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin sau:

Dịch thuật Sài Gòn | Công ty dịch thuật uy tín tại TP. HCM
Địa chỉ 1: 29 Đường Trường Sơn, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh
Địa chỉ 2: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, P. Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0889.47.22.68 – 0866.22.83.83
Email: info@dichthuatsaigon.com.vn